Doorgaan naar hoofdcontent

Enkele korte tips om je inkomende mails te beheren


In "Deep Work:Rules for Focused Success in a Distracted World" argumenteert Cal Newport dat je minder bereikbaar moet zijn. Dat was voor mij een eye-opener, met tal van nuttige adviezen die ik tot dusver echter niet echt heb toegepast. Maar ik ben eraan aan het werken.


Ik antwoord snel op mails. Het is voor mij op zich ook de meeste efficiënte manier om mijn inbox op te kuisen: ik lees een mail, en reageer vaak direct. Het is een van de basisprincipes van David Allen's Getting Things Done: wanneer het minder dan twee minuten kost, doe het onmiddellijk. Want anders verlies je meer tijd omdat je later opnieuw die mail moet bekijken.

Waar David niet aan gedacht heeft*, is dat je hierdoor een reputatie opbouwt. Bij een dringende vraag of wanneer iets misschien wat teveel tijd gaat kosten als je het zelf zou opzoeken, stuurt men nu nogal eens de vraag door naar mij. Zeker de laatste weken is mijn mailbox aan het ontsporen; ik kan snel lezen maar 250 tot 300 mails per dag is ook voor mij teveel, zeker gezien ik vaak in meetings zit.

Ok, concrete acties:
  • Inperken. Sinds kort probeer ik dus niet vóór 8u noch na 18u mijn mails te bekijken. Dit blijkt moeilijker dan verwacht, maar ik werk eraan. Je zou ook enkel op een beperkt aantal tijdstippen per dag je mailbox mogen bekijken, maar dat is momenteel niet direct haalbaar.
  • Filteren. Ik heb een filter ingesteld die mails met mij in CC in een aparte map zetten; deze bekijk ik pas later in de week, en heel diagonaal. Probleem hierbij is wel dat niet iedereen de mailetiquette volgt: ik krijg regelmatig mails in cc, met  een vraag of opdracht. Richtlijn is dat, wanneer je een directe vraag aan iemand stelt of een actie verwacht, je die persoon in "To" zet. De "CC" is bedoeld om iemand in the loop te houden.  Regelmatige zondaars heb ik deze feedback al gegeven.
  • Delegeren. Je kent misschien de zinsnede "Moet ik dit nu doen?" waarbij je afwisselend de klemtoon op elk woord in de zin plaatst. Wel, hier is de vraag: "Moet IK dit nu doen?" Indien niet, verwijs ik door. Wederom, niet eenvoudig voor mij; ik ben geneigd om op elke vraag waarop ik het antwoord ken, ook een antwoord te geven; een beetje zoals de man aan de information desk uit Airplane 2. It kills me to do it, maar telkens een half minuutje werk tikt op den duur toch ook aan tot meerdere uren per dag; het mes erin dus.

Dit is ook weer een kwartier schrijven; zal ik het direct omzetten tot een blogartikel. Misschien ga ik het een volgende keer ook hebben over de concrete acties die ik genomen heb om de 20-30 telefoons en meerdere voicemails per dag wat in te perken. Wellicht kan het ook jou helpen om je innerlijke rust te herwinnen :-).

* Ok, fair's fair: hij heeft ook wel aangegeven dat je zoveel mogelijk moet delegeren.

Populaire posts van deze blog

Is maté oké?

Maté is een infusie van yerba maté bladeren in heet water. Het lijkt nog het meeste op thee, en wordt in de Zuid-Amerikaanse landen ook in plaats hiervan en in plaats van koffie gedronken. Eeuwenoud symbool van gezondheid en vriendschap, is deze drank er hét sociale bindmiddel. Maté is ook in de lage landen verkrijgbaar, in kruidenwinkels maar ook in grootwarenhuizen. En het heeft een afzetmarkt. Niet alleen bij inwijkelingen uit Zuid-Amerika. Maté wordt, naast groene thee, namelijk ook aanbevolen als hulpmiddel bij afvallen. Op een relatief bekende website staat maté geklasseerd onder "planten zonder risico", "... U kunt ook rechtstreeks thee van maté of groene thee nemen: gemakkelijk te vinden en veelvuldig gebruikt ..." Tal van dieetwebsites raden ook maté aan, omwille van tal van redenen: naast bijkomend gewichtsverlies, heeft het een beschermend effect op het hart. Het doet de slechte cholesterol dalen en beschermt tegen beschadigingen van het DNA. Het h

Moet je bij het vaccineren optrekken om te kijken of je niet in een bloedvat zit?

Je haalt het vaccin uit de verpakking, duwt de lucht eruit*, je steekt de naald in de bovenarm. En dan? Trek je even op, om te kijken of je niet in een bloedvat zit? Fout!  De griepvaccinatiecampagne loopt op haar laatste benen, maar dit onderwerp blijft sowieso relevant. Over het griepvaccin in het algemeen heb ik recent nog geblogd ( veilig, effectief, versterkt afweer, beschermt anderen ), en de vraag of je de injectieplaats moet ontsmetten heb ik ook onlangs nog beantwoord ( nee ). Bij deze een nieuwe stelling, die blijkbaar niet alom gekend is: bij het plaatsen van een vaccin in de musculus deltoideus, moet je NIET even optrekken om te kijken of je niet in een bloedvat zit. Ik doe dat zelf ook nog vaak, hoor. Macht der gewoonte. Zelfs eerst de plek ontsmetten, ook al is dat dus niet nodig. Zo kan ik even goed wrijven, en voelen ze de prik niet. Trick of the trade. De naald erin, eventjes optrekken (damn, deed ik het weer), en dan langzaam inspuiten. Want dan heeft de

Bescherming voor Brusselse huishoudhulpen: Wat er verandert

Het Brussels Parlement heeft recentelijk besloten de rechten en arbeidsomstandigheden van huishoudhulpen te versterken. Dit artikel beschrijft de kernpunten van deze ordonnantie en hoe deze de huishoudhulpen in Brussel beïnvloedt. Groeiende behoefte aan bescherming Brussel telt op dit moment 28.137 huishoudhulpen, waarvan 21.393 Brusselaars zijn. 95 procent van hen is vrouw, veelal van buitenlandse afkomst en met een lage opleiding. Zij verzorgen dagelijks de huishoudelijke taken van 116.162 gebruikers. Met zo'n omvangrijke groep is het duidelijk dat hun bescherming en welzijn van het grootste belang zijn, zo stelt Brussels minister van Werk Bernard Clerfayt (DéFI) via zijn ordonnantie.   Opleiding en begeleiding Een kenmerk van de nieuwe regelgeving is de focus op opleiding. Elke nieuwe werknemer in de sector moet een initiële opleiding van 9 uur ondergaan, gevolgd door een jaarlijkse verplichte opleiding van 16 uur. Ter ondersteuning hiervan zullen bedrijven hun werkn