In "Deep Work:Rules for Focused Success in a Distracted World" argumenteert Cal Newport
dat je minder bereikbaar moet zijn. Dat was voor mij een eye-opener, met tal van nuttige adviezen die ik tot
dusver echter niet echt heb toegepast. Maar ik ben eraan aan het werken.
Ik antwoord snel op
mails. Het is voor mij op zich ook de meeste efficiënte manier om mijn inbox op
te kuisen: ik lees een mail, en reageer vaak direct. Het is een van de basisprincipes van David Allen's Getting Things
Done: wanneer het minder dan twee minuten kost, doe het onmiddellijk. Want
anders verlies je meer tijd omdat je later opnieuw die mail moet bekijken.
Waar
David niet aan gedacht heeft*, is dat je hierdoor een reputatie opbouwt. Bij een dringende vraag of wanneer iets misschien wat teveel tijd gaat
kosten als je het zelf zou opzoeken, stuurt men nu nogal eens de vraag door
naar mij. Zeker de laatste weken is mijn mailbox aan het ontsporen; ik kan snel
lezen maar 250 tot 300 mails per dag is ook voor mij teveel, zeker gezien ik vaak in meetings zit.
Ok, concrete acties:
- Inperken. Sinds kort probeer ik dus niet vóór 8u noch na 18u mijn mails te bekijken. Dit blijkt moeilijker dan verwacht, maar ik werk eraan. Je zou ook enkel op een beperkt aantal tijdstippen per dag je mailbox mogen bekijken, maar dat is momenteel niet direct haalbaar.
- Filteren. Ik heb een filter ingesteld die mails met mij in CC in een aparte map zetten; deze bekijk ik pas later in de week, en heel diagonaal. Probleem hierbij is wel dat niet iedereen de mailetiquette volgt: ik krijg regelmatig mails in cc, met een vraag of opdracht. Richtlijn is dat, wanneer je een directe vraag aan iemand stelt of een actie verwacht, je die persoon in "To" zet. De "CC" is bedoeld om iemand in the loop te houden. Regelmatige zondaars heb ik deze feedback al gegeven.
- Delegeren. Je kent misschien de zinsnede "Moet ik dit nu doen?" waarbij je afwisselend de klemtoon op elk woord in de zin plaatst. Wel, hier is de vraag: "Moet IK dit nu doen?" Indien niet, verwijs ik door. Wederom, niet eenvoudig voor mij; ik ben geneigd om op elke vraag waarop ik het antwoord ken, ook een antwoord te geven; een beetje zoals de man aan de information desk uit Airplane 2. It kills me to do it, maar telkens een half minuutje werk tikt op den duur toch ook aan tot meerdere uren per dag; het mes erin dus.
Dit is ook weer een
kwartier schrijven; zal ik het direct omzetten tot een blogartikel. Misschien
ga ik het een volgende keer ook hebben over de concrete acties die ik genomen
heb om de 20-30 telefoons en meerdere voicemails per dag wat in te perken. Wellicht
kan het ook jou helpen om je innerlijke rust te herwinnen :-).
* Ok, fair's fair: hij heeft ook wel aangegeven dat je zoveel mogelijk moet delegeren.