Doorgaan naar hoofdcontent

Enkele korte tips om je inkomende mails te beheren


In "Deep Work:Rules for Focused Success in a Distracted World" argumenteert Cal Newport dat je minder bereikbaar moet zijn. Dat was voor mij een eye-opener, met tal van nuttige adviezen die ik tot dusver echter niet echt heb toegepast. Maar ik ben eraan aan het werken.


Ik antwoord snel op mails. Het is voor mij op zich ook de meeste efficiënte manier om mijn inbox op te kuisen: ik lees een mail, en reageer vaak direct. Het is een van de basisprincipes van David Allen's Getting Things Done: wanneer het minder dan twee minuten kost, doe het onmiddellijk. Want anders verlies je meer tijd omdat je later opnieuw die mail moet bekijken.

Waar David niet aan gedacht heeft*, is dat je hierdoor een reputatie opbouwt. Bij een dringende vraag of wanneer iets misschien wat teveel tijd gaat kosten als je het zelf zou opzoeken, stuurt men nu nogal eens de vraag door naar mij. Zeker de laatste weken is mijn mailbox aan het ontsporen; ik kan snel lezen maar 250 tot 300 mails per dag is ook voor mij teveel, zeker gezien ik vaak in meetings zit.

Ok, concrete acties:
  • Inperken. Sinds kort probeer ik dus niet vóór 8u noch na 18u mijn mails te bekijken. Dit blijkt moeilijker dan verwacht, maar ik werk eraan. Je zou ook enkel op een beperkt aantal tijdstippen per dag je mailbox mogen bekijken, maar dat is momenteel niet direct haalbaar.
  • Filteren. Ik heb een filter ingesteld die mails met mij in CC in een aparte map zetten; deze bekijk ik pas later in de week, en heel diagonaal. Probleem hierbij is wel dat niet iedereen de mailetiquette volgt: ik krijg regelmatig mails in cc, met  een vraag of opdracht. Richtlijn is dat, wanneer je een directe vraag aan iemand stelt of een actie verwacht, je die persoon in "To" zet. De "CC" is bedoeld om iemand in the loop te houden.  Regelmatige zondaars heb ik deze feedback al gegeven.
  • Delegeren. Je kent misschien de zinsnede "Moet ik dit nu doen?" waarbij je afwisselend de klemtoon op elk woord in de zin plaatst. Wel, hier is de vraag: "Moet IK dit nu doen?" Indien niet, verwijs ik door. Wederom, niet eenvoudig voor mij; ik ben geneigd om op elke vraag waarop ik het antwoord ken, ook een antwoord te geven; een beetje zoals de man aan de information desk uit Airplane 2. It kills me to do it, maar telkens een half minuutje werk tikt op den duur toch ook aan tot meerdere uren per dag; het mes erin dus.

Dit is ook weer een kwartier schrijven; zal ik het direct omzetten tot een blogartikel. Misschien ga ik het een volgende keer ook hebben over de concrete acties die ik genomen heb om de 20-30 telefoons en meerdere voicemails per dag wat in te perken. Wellicht kan het ook jou helpen om je innerlijke rust te herwinnen :-).

* Ok, fair's fair: hij heeft ook wel aangegeven dat je zoveel mogelijk moet delegeren.

Populaire posts van deze blog

Cyanide

En nog eens een strikt arbeidsgeneeskundig blogartikel. Een van de aan mij toegewezen bedrijven heeft informatie gevraagd over cyanides. Redelijk gespecialiseerde informatie wellicht, maar relevant voor bedrijven die met blauwzuur werken. En om collega's arbeidsgeneesheren en preventieadviseurs het opzoekwerk te besparen, maak ik de tekst ook maar publiek. --- CYANIDE 1. Fysische en chemische eigenschappen HCN Heerlijk verfrissend... eh, ruik ik amandelen? HCN is een kleurloze vloeistof of kleurloos gas met de karakteristieke geur van bittere amandelen. HCN gas en vloeistof zijn mengbaar met water en oplosbaar in ethanol en ether. Het kook- en smeltpunt van HCN zijn respectievelijk 25,70°C en -13,24°C. HCN wordt gebruikt als ontsmettings- of desinfectiemiddel, of in chemische syntheses. NaCN en KCN De zouten NaCN en KCN zijn witte, kristallijne vaste stoffen met een lichte amandelgeur. Het smeltpunt van NaCN is 560°C en van KCN 620-635°C. KCN is goed oplosbaar i

Is maté oké?

Maté is een infusie van yerba maté bladeren in heet water. Het lijkt nog het meeste op thee, en wordt in de Zuid-Amerikaanse landen ook in plaats hiervan en in plaats van koffie gedronken. Eeuwenoud symbool van gezondheid en vriendschap, is deze drank er hét sociale bindmiddel. Maté is ook in de lage landen verkrijgbaar, in kruidenwinkels maar ook in grootwarenhuizen. En het heeft een afzetmarkt. Niet alleen bij inwijkelingen uit Zuid-Amerika. Maté wordt, naast groene thee, namelijk ook aanbevolen als hulpmiddel bij afvallen. Op een relatief bekende website staat maté geklasseerd onder "planten zonder risico", "... U kunt ook rechtstreeks thee van maté of groene thee nemen: gemakkelijk te vinden en veelvuldig gebruikt ..." Tal van dieetwebsites raden ook maté aan, omwille van tal van redenen: naast bijkomend gewichtsverlies, heeft het een beschermend effect op het hart. Het doet de slechte cholesterol dalen en beschermt tegen beschadigingen van het DNA. Het h

Artificiële intelligentie op het werk: voorbeeld van een nuttige toepassing voor de preventieadviseurs

Het is moeilijk om specifieke voorspellingen te doen over wat er de komende jaren belangrijk zal zijn op het vlak van preventie op het werk in België, omdat dit afhankelijk is van verschillende factoren zoals de ontwikkelingen op het gebied van technologie, wetgeving en economie. Het is wel waarschijnlijk dat artificiële intelligentie een belangrijke rol zal spelen. EU-OSHA en Eurofound hebben recent rapporten gepubliceerd over hoe AI de arbeidsomstandigheden kan beïnvloeden. Ook zal de nieuwe campagne van EU-OSHA voor 2023-2025 focussen op nieuwe digitale technologieën op het werk. Ik heb daar in de zomer van 2022 al een aantal artikelen aan besteed, en naar aanleiding hiervan heeft Ruben Baes van Amelior me gevraagd om er een workshop over te geven aan preventieadviseurs, wat ik met veel plezier ook heb gedaan. Het is echt een boeiend onderwerp, en mensen beseffen nog niet hoeveel ze nu al in contact komen met AI op het werk. Die suggesties die Outlook geeft om te antwoorden op een m