Doorgaan naar hoofdcontent

Enkele korte tips om je inkomende mails te beheren


In "Deep Work:Rules for Focused Success in a Distracted World" argumenteert Cal Newport dat je minder bereikbaar moet zijn. Dat was voor mij een eye-opener, met tal van nuttige adviezen die ik tot dusver echter niet echt heb toegepast. Maar ik ben eraan aan het werken.


Ik antwoord snel op mails. Het is voor mij op zich ook de meeste efficiënte manier om mijn inbox op te kuisen: ik lees een mail, en reageer vaak direct. Het is een van de basisprincipes van David Allen's Getting Things Done: wanneer het minder dan twee minuten kost, doe het onmiddellijk. Want anders verlies je meer tijd omdat je later opnieuw die mail moet bekijken.

Waar David niet aan gedacht heeft*, is dat je hierdoor een reputatie opbouwt. Bij een dringende vraag of wanneer iets misschien wat teveel tijd gaat kosten als je het zelf zou opzoeken, stuurt men nu nogal eens de vraag door naar mij. Zeker de laatste weken is mijn mailbox aan het ontsporen; ik kan snel lezen maar 250 tot 300 mails per dag is ook voor mij teveel, zeker gezien ik vaak in meetings zit.

Ok, concrete acties:
  • Inperken. Sinds kort probeer ik dus niet vóór 8u noch na 18u mijn mails te bekijken. Dit blijkt moeilijker dan verwacht, maar ik werk eraan. Je zou ook enkel op een beperkt aantal tijdstippen per dag je mailbox mogen bekijken, maar dat is momenteel niet direct haalbaar.
  • Filteren. Ik heb een filter ingesteld die mails met mij in CC in een aparte map zetten; deze bekijk ik pas later in de week, en heel diagonaal. Probleem hierbij is wel dat niet iedereen de mailetiquette volgt: ik krijg regelmatig mails in cc, met  een vraag of opdracht. Richtlijn is dat, wanneer je een directe vraag aan iemand stelt of een actie verwacht, je die persoon in "To" zet. De "CC" is bedoeld om iemand in the loop te houden.  Regelmatige zondaars heb ik deze feedback al gegeven.
  • Delegeren. Je kent misschien de zinsnede "Moet ik dit nu doen?" waarbij je afwisselend de klemtoon op elk woord in de zin plaatst. Wel, hier is de vraag: "Moet IK dit nu doen?" Indien niet, verwijs ik door. Wederom, niet eenvoudig voor mij; ik ben geneigd om op elke vraag waarop ik het antwoord ken, ook een antwoord te geven; een beetje zoals de man aan de information desk uit Airplane 2. It kills me to do it, maar telkens een half minuutje werk tikt op den duur toch ook aan tot meerdere uren per dag; het mes erin dus.

Dit is ook weer een kwartier schrijven; zal ik het direct omzetten tot een blogartikel. Misschien ga ik het een volgende keer ook hebben over de concrete acties die ik genomen heb om de 20-30 telefoons en meerdere voicemails per dag wat in te perken. Wellicht kan het ook jou helpen om je innerlijke rust te herwinnen :-).

* Ok, fair's fair: hij heeft ook wel aangegeven dat je zoveel mogelijk moet delegeren.

Populaire posts van deze blog

Nieuwe publicatie: Verzameling van de rechtspraak over psychosociale risico's op het werk (2016-2023)

In een gezamenlijke inspanning hebben de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid van de FOD Werkgelegenheid en academici een uitgebreide verzameling samengesteld van rechtspraak gerelateerd aan psychosociale risico's op het werk. Dit document, dat de periode van 2016 tot 2023 beslaat, biedt inzicht in hoe rechtbanken omgaan met de gewijzigde wetgeving sinds 2014 over deze materie. Het is bedoeld om preventieadviseurs en anderen die met deze problematiek te maken hebben, direct naar relevante casussen en thema’s te leiden. Afbeelding: Studievoormiddag van de FOD Werkgelegenheid. Bron: Youtube. De toenemende relevantie van psychosociale risico's Met een historisch hoog aantal langdurig afwezige werknemers in België, onderstrepen psychosociale risico's op het werk – zoals stress, burn-out, en pesterijen – de noodzaak voor een effectieve aanpak en preventie. De wet van 4 augustus 1996, die werknemersbescherming biedt, en de significante wijzigingen in de wetgeving si

Controles op veiligheid van opblaasbare attracties

Opblaasbare attracties zoals springkastelen zijn een populaire aanvulling op ( bedrijfs )evenementen, maar recente incidenten en controles hebben veiligheidsproblemen aan het licht gebracht. Deze zorgen hebben geleid tot een aankondiging door de FOD Economie om toekomstige evenementen strenger te gaan controleren.   Veiligheidsrichtlijnen en regelgeving Aanbieders van opblaasbare structuren, zoals springkastelen en obstakelparcours, moeten de veiligheid van hun diensten garanderen. Dit houdt in dat zij zich moeten houden aan specifieke regelgeving, waaronder het Koninklijk Besluit betreffende de uitbating van speelterreinen en het Koninklijk Besluit voor de organisatie van actieve ontspanningsevenementen. Deze wetten stellen duidelijke eisen aan de veiligheid en het toezicht op deze attracties.   Veelvoorkomende veiligheidsproblemen Enkele van de meest zorgwekkende bevindingen door de FOD Economie omvatten: Onvoldoende schokdemping: Een geschikte schokdempende ondergr

Jicht en jus (d'orange)

Recent heb ik gelezen dat softdrinks een jichtopstoot kunnen veroorzaken! Drinken van twee gesuikerde softdrinks per dag zou de kans op een jichtopstoot met 85% doen stijgen. Het vruchtsuiker (fructose) is verantwoordelijk voor dit verhoogd risico, dieetdranken geven geen probleem. Ook andere producten die fructose bevatten (fruitsappen, appels en sinaasappels) geven een verhoogde kans op jicht!? Kijk, dat is dus nieuw voor mij. In alle overzichtslijstjes voor jichtlijders vind je net terug dat je fruit naar believen mag nuttigen. Snoepjes die fructose bevatten moet je dan weer vermijden. Ja, het wordt soms verwarrend. Jicht is een reumatische aandoening. Ze is al heel lang geleden beschreven.  De Griekse geneesheer Hippocrates had het er 25 eeuwen geleden al over. Men dacht wel altijd dat jicht een gevolg was van een overdaad aan alcohol en rijkelijke maaltijden. De jichtlijder kreeg alle schuld voor zijn ziekte in de schoenen geschoven. Maar het is een te hoog urinezuurgehal