Ok, zoals beloofd in
een vorig blogartikel, de acties die ik genomen heb om mijn telefoonverkeer in
de hand te houden (en wat misschien ook voor jou zou kunnen werken).
Zowat alles aan mijn
smartphone vind ik zalig: de mogelijkheid om mails te bekijken, audioboeken of
series te streamen, informatie op te zoeken, mijn fitbit en withings te
synchroniseren… alleen die telefoonfunctie vind ik wat minder. Meerdere keren
per uur word ik gebeld, het is een beetje teveel van het goede.
Er wordt nogal vaak
gezegd dat het mailverkeer de spuigaten uit loopt, dat de in- en uitstroom van
mails steeds groter wordt. En daar ben ik het mee eens. "Grijp eens vaker
de telefoon in plaats van een mail te sturen", zegt men dan. En daar vind
ik dat men in de fout gaat. Want ja, voor de beller is het gemakkelijker om
enkele nummers in te toetsen (zelfs dat is vaak zelfs niet meer nodig) en je
vragen af te vuren, maar voor de ontvanger is dit storender dan een inkomende
mail.
Je verliest
gewoonweg veel meer tijd met elk telefoongesprek.
"Hey Edelhart,
met xxx"
"Dag xxx, zeg
het maar."
"Stoor ik
niet?"
"Neenee, zeg
het maar."
[… lang en
omslachtig verhaal over een bepaald dossier, waar ik dan "off the hook" een advies over moet geven]
Veel handiger als ik
zulk een vraag per mail krijg. Ofwel weet ik het antwoord onmiddellijk, en kan
ik direct antwoorden. 10 seconden in plaats van 5 minuten. Ofwel moet ik het
opzoeken, en dan zou ik sowieso opnieuw moeten bellen, of een mail sturen. Ofwel
weet ik iemand die beter op de vraag kan antwoorden, en dan moet de beller zijn
of haar verhaal weer helemaal opnieuw vertellen. Enfin, heel inefficiënt
allemaal.
Er is uiteraard nog
steeds een belangrijke rol weggelegd voor de telefoon; zoals voor socialising,
of corrigerende feedback; of wanneer je niet iedereen op dezelfde plaats krijgt
en dan opteert voor conference calls (hier ben ik wel fan van, want zo kan ik
soms tijdens de vergadering ook werken aan mijn dagelijks aantal stappen!).
Maar om informatie over te dragen of te ontvangen, daarvoor zijn emails een
veel beter communicatiemiddel. Het is niet zonder reden dat mails zo
allesomvattend zijn geworden; ze zijn nu eenmaal superhandig - als je ze
correct toepast. Hier ga ik het niet hebben over de mailetiquette (over hoe je
kort en duidelijk moet zijn, de correcte titels, inhoud, de bestemmelingen, …),
maar ik kan wel even verwijzen naar mijn artikel Inbox Zero: ik wis geen enkele
mail, en de zoekfunctie laat me toe om jaren later heel snel relevante
informatie terug te vinden. Dat kun je gewoonweg niet doen met een
telefoongesprek waarin je toen eens een heel behulpzaam advies hebt gegeven; je
zal dat helemaal opnieuw moeten uitleggen.
Ik hoop dat ik
voldoende heb kunnen argumenteren waarom je telefoongesprekken toch best
inperkt (en indien niet, tough cookies;
iedereen heeft zijn eigen wijze van optimaal functioneren, en dit is de mijne),
nu geef ik enkele concrete tips.
Zet je telefoon op "niet storen"
Wanneer je in een
vergadering zit, of bezig bent met iets waarvoor je je moet kunnen
concentreren, zet dan je telefoon op "niet storen". Je kunt een
aantal "favorieten" aanduiden, zodat die telefoons er toch nog door
geraken. Zoals je vrouw, je kinderen, en je N+1.
Ik ben dit min of
meer consistent gaan toepassen sinds pakweg een jaar. Gevolg hiervan was wel
dat ik een overload kreeg van voicemails.
Pas je voicemailbericht aan
Ik hou echt niet van
voicemails. Het is zó eighties: opgenomen geluid op je antwoordapparaat. En je
verliest wederom veel tijd, alleen al om naar het te beluisteren bericht te
gaan. Nu had ik al de gewoonte om deze berichten gewoonweg niet te beluisteren,
zeker wanneer ik in de pop-up zag dat het een bericht van meer dan een minuut
lang was. Want wanneer ik dan terugbelde, zou die persoon vaak gewoonweg
zijn/haar verhaal helemaal opnieuw afratelen, zelfs wanneer ik mijn gesprek
startte met "Hey, ik heb je voicemail beluisterd."
Om die
voicemails in te perken, had ik in de loop van vorig jaar mijn boodschap
aangepast: "Dit is de voicemail van dr. Edelhart Kempeneers van Attentia. Ik ben momenteel niet
bereikbaar, maar u kunt een mail sturen naar xxx@xxx.xx of
bij dringende vragen een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug."
Bij sommigen werkte
dit, maar zeker niet altijd. Dus ben ik onlangs drastischer maatregelen gaan
nemen.
Schakel je voicemail uit
Zelf kon ik dit niet
(de optie was gewoonweg niet beschikbaar via het dial-in menu), maar onze
IT-dienst wel. En voilà, sinds een tweetal weken kan men bij mij gewoonweg geen
voicemailbericht meer inspreken. Nadeel blijkt wel dat ook mijn boodschap niet meer
te horen is; de telefoon blijft gewoonweg bellen. Maar ik kan wel een
geautomatiseerde sms verzenden: "Ik ben momenteel niet bereikbaar. U kunt
een mail sturen naar xxx@xxx.xx of bij dringende vragen
een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug. Mvg, dr. Edelhart Kempeneers,
medisch directeur Attentia."
Nu, in de praktijk
neem ik nog steeds vaak de telefoon gewoon op, of bel ik zelf terug wanneer ik
merk dat iemand mij vijf maal heeft proberen te bellen tijdens de net afgelopen
vergadering. Maar bovenstaande acties helpen wel om de stroom van binnenkomende
telefoons wat in te dijken.
Heb je zelf nuttige
tips? Ik verneem ze graag. (maar liefst niet via telefoon)