Doorgaan naar hoofdcontent

Hold the phone! Of hoe je je telefoonverkeer kunt indijken


Ok, zoals beloofd in een vorig blogartikel, de acties die ik genomen heb om mijn telefoonverkeer in de hand te houden (en wat misschien ook voor jou zou kunnen werken).

Zowat alles aan mijn smartphone vind ik zalig: de mogelijkheid om mails te bekijken, audioboeken of series te streamen, informatie op te zoeken, mijn fitbit en withings te synchroniseren… alleen die telefoonfunctie vind ik wat minder. Meerdere keren per uur word ik gebeld, het is een beetje teveel van het goede.


Er wordt nogal vaak gezegd dat het mailverkeer de spuigaten uit loopt, dat de in- en uitstroom van mails steeds groter wordt. En daar ben ik het mee eens. "Grijp eens vaker de telefoon in plaats van een mail te sturen", zegt men dan. En daar vind ik dat men in de fout gaat. Want ja, voor de beller is het gemakkelijker om enkele nummers in te toetsen (zelfs dat is vaak zelfs niet meer nodig) en je vragen af te vuren, maar voor de ontvanger is dit storender dan een inkomende mail.
Je verliest gewoonweg veel meer tijd met elk telefoongesprek.
"Hey Edelhart, met xxx"
"Dag xxx, zeg het maar."
"Stoor ik niet?"
"Neenee, zeg het maar."
[… lang en omslachtig verhaal over een bepaald dossier, waar ik dan "off the hook" een advies over moet geven]
Veel handiger als ik zulk een vraag per mail krijg. Ofwel weet ik het antwoord onmiddellijk, en kan ik direct antwoorden. 10 seconden in plaats van 5 minuten. Ofwel moet ik het opzoeken, en dan zou ik sowieso opnieuw moeten bellen, of een mail sturen. Ofwel weet ik iemand die beter op de vraag kan antwoorden, en dan moet de beller zijn of haar verhaal weer helemaal opnieuw vertellen. Enfin, heel inefficiënt allemaal.

Er is uiteraard nog steeds een belangrijke rol weggelegd voor de telefoon; zoals voor socialising, of corrigerende feedback; of wanneer je niet iedereen op dezelfde plaats krijgt en dan opteert voor conference calls (hier ben ik wel fan van, want zo kan ik soms tijdens de vergadering ook werken aan mijn dagelijks aantal stappen!). Maar om informatie over te dragen of te ontvangen, daarvoor zijn emails een veel beter communicatiemiddel. Het is niet zonder reden dat mails zo allesomvattend zijn geworden; ze zijn nu eenmaal superhandig - als je ze correct toepast. Hier ga ik het niet hebben over de mailetiquette (over hoe je kort en duidelijk moet zijn, de correcte titels, inhoud, de bestemmelingen, …), maar ik kan wel even verwijzen naar mijn artikel Inbox Zero: ik wis geen enkele mail, en de zoekfunctie laat me toe om jaren later heel snel relevante informatie terug te vinden. Dat kun je gewoonweg niet doen met een telefoongesprek waarin je toen eens een heel behulpzaam advies hebt gegeven; je zal dat helemaal opnieuw moeten uitleggen.

Ik hoop dat ik voldoende heb kunnen argumenteren waarom je telefoongesprekken toch best inperkt (en indien niet, tough cookies; iedereen heeft zijn eigen wijze van optimaal functioneren, en dit is de mijne), nu geef ik enkele concrete tips.

Zet je telefoon op "niet storen"
Wanneer je in een vergadering zit, of bezig bent met iets waarvoor je je moet kunnen concentreren, zet dan je telefoon op "niet storen". Je kunt een aantal "favorieten" aanduiden, zodat die telefoons er toch nog door geraken. Zoals je vrouw, je kinderen, en je N+1.
Ik ben dit min of meer consistent gaan toepassen sinds pakweg een jaar. Gevolg hiervan was wel dat ik een overload kreeg van voicemails.

Pas je voicemailbericht aan
Ik hou echt niet van voicemails. Het is zó eighties: opgenomen geluid op je antwoordapparaat. En je verliest wederom veel tijd, alleen al om naar het te beluisteren bericht te gaan. Nu had ik al de gewoonte om deze berichten gewoonweg niet te beluisteren, zeker wanneer ik in de pop-up zag dat het een bericht van meer dan een minuut lang was. Want wanneer ik dan terugbelde, zou die persoon vaak gewoonweg zijn/haar verhaal helemaal opnieuw afratelen, zelfs wanneer ik mijn gesprek startte met "Hey, ik heb je voicemail beluisterd."
Om die voicemails in te perken, had ik in de loop van vorig jaar mijn boodschap aangepast: "Dit is de voicemail van dr. Edelhart Kempeneers van Attentia. Ik ben momenteel niet bereikbaar, maar u kunt een mail sturen naar xxx@xxx.xx of bij dringende vragen een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug."
Bij sommigen werkte dit, maar zeker niet altijd. Dus ben ik onlangs drastischer maatregelen gaan nemen.

Schakel je voicemail uit
Zelf kon ik dit niet (de optie was gewoonweg niet beschikbaar via het dial-in menu), maar onze IT-dienst wel. En voilà, sinds een tweetal weken kan men bij mij gewoonweg geen voicemailbericht meer inspreken. Nadeel blijkt wel dat ook mijn boodschap niet meer te horen is; de telefoon blijft gewoonweg bellen. Maar ik kan wel een geautomatiseerde sms verzenden: "Ik ben momenteel niet bereikbaar. U kunt een mail sturen naar xxx@xxx.xx of bij dringende vragen een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug. Mvg, dr. Edelhart Kempeneers, medisch directeur Attentia."
Nu, in de praktijk neem ik nog steeds vaak de telefoon gewoon op, of bel ik zelf terug wanneer ik merk dat iemand mij vijf maal heeft proberen te bellen tijdens de net afgelopen vergadering. Maar bovenstaande acties helpen wel om de stroom van binnenkomende telefoons wat in te dijken.


Heb je zelf nuttige tips? Ik verneem ze graag. (maar liefst niet via telefoon)

Populaire posts van deze blog

Cyanide

En nog eens een strikt arbeidsgeneeskundig blogartikel. Een van de aan mij toegewezen bedrijven heeft informatie gevraagd over cyanides. Redelijk gespecialiseerde informatie wellicht, maar relevant voor bedrijven die met blauwzuur werken. En om collega's arbeidsgeneesheren en preventieadviseurs het opzoekwerk te besparen, maak ik de tekst ook maar publiek. --- CYANIDE 1. Fysische en chemische eigenschappen HCN Heerlijk verfrissend... eh, ruik ik amandelen? HCN is een kleurloze vloeistof of kleurloos gas met de karakteristieke geur van bittere amandelen. HCN gas en vloeistof zijn mengbaar met water en oplosbaar in ethanol en ether. Het kook- en smeltpunt van HCN zijn respectievelijk 25,70°C en -13,24°C. HCN wordt gebruikt als ontsmettings- of desinfectiemiddel, of in chemische syntheses. NaCN en KCN De zouten NaCN en KCN zijn witte, kristallijne vaste stoffen met een lichte amandelgeur. Het smeltpunt van NaCN is 560°C en van KCN 620-635°C. KCN is goed oplosbaar i

Is maté oké?

Maté is een infusie van yerba maté bladeren in heet water. Het lijkt nog het meeste op thee, en wordt in de Zuid-Amerikaanse landen ook in plaats hiervan en in plaats van koffie gedronken. Eeuwenoud symbool van gezondheid en vriendschap, is deze drank er hét sociale bindmiddel. Maté is ook in de lage landen verkrijgbaar, in kruidenwinkels maar ook in grootwarenhuizen. En het heeft een afzetmarkt. Niet alleen bij inwijkelingen uit Zuid-Amerika. Maté wordt, naast groene thee, namelijk ook aanbevolen als hulpmiddel bij afvallen. Op een relatief bekende website staat maté geklasseerd onder "planten zonder risico", "... U kunt ook rechtstreeks thee van maté of groene thee nemen: gemakkelijk te vinden en veelvuldig gebruikt ..." Tal van dieetwebsites raden ook maté aan, omwille van tal van redenen: naast bijkomend gewichtsverlies, heeft het een beschermend effect op het hart. Het doet de slechte cholesterol dalen en beschermt tegen beschadigingen van het DNA. Het h

Artificiële intelligentie op het werk: voorbeeld van een nuttige toepassing voor de preventieadviseurs

Het is moeilijk om specifieke voorspellingen te doen over wat er de komende jaren belangrijk zal zijn op het vlak van preventie op het werk in België, omdat dit afhankelijk is van verschillende factoren zoals de ontwikkelingen op het gebied van technologie, wetgeving en economie. Het is wel waarschijnlijk dat artificiële intelligentie een belangrijke rol zal spelen. EU-OSHA en Eurofound hebben recent rapporten gepubliceerd over hoe AI de arbeidsomstandigheden kan beïnvloeden. Ook zal de nieuwe campagne van EU-OSHA voor 2023-2025 focussen op nieuwe digitale technologieën op het werk. Ik heb daar in de zomer van 2022 al een aantal artikelen aan besteed, en naar aanleiding hiervan heeft Ruben Baes van Amelior me gevraagd om er een workshop over te geven aan preventieadviseurs, wat ik met veel plezier ook heb gedaan. Het is echt een boeiend onderwerp, en mensen beseffen nog niet hoeveel ze nu al in contact komen met AI op het werk. Die suggesties die Outlook geeft om te antwoorden op een m