Doorgaan naar hoofdcontent

Hold the phone! Of hoe je je telefoonverkeer kunt indijken


Ok, zoals beloofd in een vorig blogartikel, de acties die ik genomen heb om mijn telefoonverkeer in de hand te houden (en wat misschien ook voor jou zou kunnen werken).

Zowat alles aan mijn smartphone vind ik zalig: de mogelijkheid om mails te bekijken, audioboeken of series te streamen, informatie op te zoeken, mijn fitbit en withings te synchroniseren… alleen die telefoonfunctie vind ik wat minder. Meerdere keren per uur word ik gebeld, het is een beetje teveel van het goede.


Er wordt nogal vaak gezegd dat het mailverkeer de spuigaten uit loopt, dat de in- en uitstroom van mails steeds groter wordt. En daar ben ik het mee eens. "Grijp eens vaker de telefoon in plaats van een mail te sturen", zegt men dan. En daar vind ik dat men in de fout gaat. Want ja, voor de beller is het gemakkelijker om enkele nummers in te toetsen (zelfs dat is vaak zelfs niet meer nodig) en je vragen af te vuren, maar voor de ontvanger is dit storender dan een inkomende mail.
Je verliest gewoonweg veel meer tijd met elk telefoongesprek.
"Hey Edelhart, met xxx"
"Dag xxx, zeg het maar."
"Stoor ik niet?"
"Neenee, zeg het maar."
[… lang en omslachtig verhaal over een bepaald dossier, waar ik dan "off the hook" een advies over moet geven]
Veel handiger als ik zulk een vraag per mail krijg. Ofwel weet ik het antwoord onmiddellijk, en kan ik direct antwoorden. 10 seconden in plaats van 5 minuten. Ofwel moet ik het opzoeken, en dan zou ik sowieso opnieuw moeten bellen, of een mail sturen. Ofwel weet ik iemand die beter op de vraag kan antwoorden, en dan moet de beller zijn of haar verhaal weer helemaal opnieuw vertellen. Enfin, heel inefficiënt allemaal.

Er is uiteraard nog steeds een belangrijke rol weggelegd voor de telefoon; zoals voor socialising, of corrigerende feedback; of wanneer je niet iedereen op dezelfde plaats krijgt en dan opteert voor conference calls (hier ben ik wel fan van, want zo kan ik soms tijdens de vergadering ook werken aan mijn dagelijks aantal stappen!). Maar om informatie over te dragen of te ontvangen, daarvoor zijn emails een veel beter communicatiemiddel. Het is niet zonder reden dat mails zo allesomvattend zijn geworden; ze zijn nu eenmaal superhandig - als je ze correct toepast. Hier ga ik het niet hebben over de mailetiquette (over hoe je kort en duidelijk moet zijn, de correcte titels, inhoud, de bestemmelingen, …), maar ik kan wel even verwijzen naar mijn artikel Inbox Zero: ik wis geen enkele mail, en de zoekfunctie laat me toe om jaren later heel snel relevante informatie terug te vinden. Dat kun je gewoonweg niet doen met een telefoongesprek waarin je toen eens een heel behulpzaam advies hebt gegeven; je zal dat helemaal opnieuw moeten uitleggen.

Ik hoop dat ik voldoende heb kunnen argumenteren waarom je telefoongesprekken toch best inperkt (en indien niet, tough cookies; iedereen heeft zijn eigen wijze van optimaal functioneren, en dit is de mijne), nu geef ik enkele concrete tips.

Zet je telefoon op "niet storen"
Wanneer je in een vergadering zit, of bezig bent met iets waarvoor je je moet kunnen concentreren, zet dan je telefoon op "niet storen". Je kunt een aantal "favorieten" aanduiden, zodat die telefoons er toch nog door geraken. Zoals je vrouw, je kinderen, en je N+1.
Ik ben dit min of meer consistent gaan toepassen sinds pakweg een jaar. Gevolg hiervan was wel dat ik een overload kreeg van voicemails.

Pas je voicemailbericht aan
Ik hou echt niet van voicemails. Het is zó eighties: opgenomen geluid op je antwoordapparaat. En je verliest wederom veel tijd, alleen al om naar het te beluisteren bericht te gaan. Nu had ik al de gewoonte om deze berichten gewoonweg niet te beluisteren, zeker wanneer ik in de pop-up zag dat het een bericht van meer dan een minuut lang was. Want wanneer ik dan terugbelde, zou die persoon vaak gewoonweg zijn/haar verhaal helemaal opnieuw afratelen, zelfs wanneer ik mijn gesprek startte met "Hey, ik heb je voicemail beluisterd."
Om die voicemails in te perken, had ik in de loop van vorig jaar mijn boodschap aangepast: "Dit is de voicemail van dr. Edelhart Kempeneers van Attentia. Ik ben momenteel niet bereikbaar, maar u kunt een mail sturen naar xxx@xxx.xx of bij dringende vragen een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug."
Bij sommigen werkte dit, maar zeker niet altijd. Dus ben ik onlangs drastischer maatregelen gaan nemen.

Schakel je voicemail uit
Zelf kon ik dit niet (de optie was gewoonweg niet beschikbaar via het dial-in menu), maar onze IT-dienst wel. En voilà, sinds een tweetal weken kan men bij mij gewoonweg geen voicemailbericht meer inspreken. Nadeel blijkt wel dat ook mijn boodschap niet meer te horen is; de telefoon blijft gewoonweg bellen. Maar ik kan wel een geautomatiseerde sms verzenden: "Ik ben momenteel niet bereikbaar. U kunt een mail sturen naar xxx@xxx.xx of bij dringende vragen een sms, en dan bel ik u zo snel mogelijk terug. Mvg, dr. Edelhart Kempeneers, medisch directeur Attentia."
Nu, in de praktijk neem ik nog steeds vaak de telefoon gewoon op, of bel ik zelf terug wanneer ik merk dat iemand mij vijf maal heeft proberen te bellen tijdens de net afgelopen vergadering. Maar bovenstaande acties helpen wel om de stroom van binnenkomende telefoons wat in te dijken.


Heb je zelf nuttige tips? Ik verneem ze graag. (maar liefst niet via telefoon)

Populaire posts van deze blog

Bereken je kans op een hartinfarct

Met behulp van een aantal parameters kun je de statistische kans inschatten of je binnen de tien jaar zal overlijden aan een hart- of vaatziekte.     De SCORE-tabel is niet nieuw. Het is een internationaal erkend werkmiddel dat op basis van het geslacht, de leeftijd, de systolische bloeddruk, het rookgedrag en de verhouding van totaal cholesterol op HDL-cholesterol in één overzichtelijk geheel de kans weergeeft dat je sterft aan een hartinfarct of een beroerte. De getallen worden onderverdeeld in drie categorieën: Groen: Laag risico, minder dan 5% kans om binnen de tien jaar de wormen te voeren Oranje: Matig risico, 5 à 9% kans om binnen de tien jaar de pijp aan Maarten te geven Rood: Hoog risico, 10% of meer kans om binnen de tien jaar aan de verkeerde kant van het gras te gaan liggen Het is en blijft uiteraard slechts een ruwe inschatting. Als je suikerziekte hebt, moet je al niet beginnen met de tabel. Ga dan maar uit van een ernstig verhoogd ris...

Boeken top 10 2024

Dit jaar heb ik opnieuw de mijlpaal bereikt van 100 gelezen boeken. 37 ervan heb ik een score van 5  op 5 gegeven. Uit deze lijst heb ik 10 favorieten geselecteerd die elk op hun eigen manier uitzonderlijk zijn. Hier is mijn top 10, in chronologische volgorde. Siddhartha Mukherjee – The Song of the Cell Een fascinerende reis door de geschiedenis van celbiologie. Mukherjee onderzoekt hoe cellen het fundament vormen van zowel leven als geneeskunde, en hoe ontdekkingen in celonderzoek onze kijk op gezondheid en ziekte blijvend hebben veranderd. Wetenschappelijk en toch toegankelijk geschreven. Jessie Singer – There Are No Accidents Singer onthult de systemische oorzaken achter wat vaak "ongelukken" worden genoemd. De meeste “ongelukken” zijn voorspelbaar en te voorkomen. Singer toont hoe deze term machthebbers beschermt, kwetsbaren in gevaar brengt, onderzoek ontmoedigt, schuld verschuift, slachtoffers blameert, woede dempt en zelfs begrip voor daders wekt. Boeiend en confronter...

Moderne lotusvoeten

Vandaag verscheen een artikel op VRT NWS , dat schoenen met hoge hakken (voorlopig) lijken te hebben afgedaan. Nu kan ik eindelijk een tekst die ik al sinds begin 2020 als "draft" heb staan, publiceren! Wanneer we lezen over de praktijk van het voetinbinden in het oude China, gruwelen we van zulke barbaarse martelpraktijken. Hoe heeft een schoonheidsideaal ooit in zulke mate kunnen ontsporen? Nochtans bezondigen wij ons aan gelijkaardige praktijken, alleen is het moeilijker om zulke dingen objectief te beoordelen, wanneer je zelf in die cultuur verweven zit. Voetinbinden Ik ga dit cultureel gegeven toch even kaderen. De praktijk van voetinbinden heeft zich in China ontwikkeld tijdens de Tang-dynastie (618-907 na Chr.). Het hield in dat men bij jonge meisjes de voeten omzwachtelde. De vier kleine tenen werden naar binnen geplooid en braken uiteindelijk vanzelf. De grote teen bleef recht. Het resultaat was een "lotusvoetje". Dit gold als een teken van wels...