Ik was behoorlijk verontwaardigd en zelfs een beetje gechoqueerd toen ik in een tv-programma het advies hoorde van een stressconsulent over het beheren van je mailbox. Hij had daar namelijk een oplossing voor gevonden. "Shift-delete, en ze zijn allemaal weg!" riep hij uit.
"Wat een bullshit!" dacht ik toen. Dat is als je vingers in je oren steken en luid "lalalalala - ik kan je toch niet horen!" roepen. Jij voelt je er wellicht beter door, maar diegenen die met je willen communiceren zullen er niet zo gelukkig mee zijn. Op termijn geeft het nog meer een gevoel van machteloosheid. Je krijgt de reputatie van inefficiënt te zijn, en je klanten zullen vertrekken.
Het is wél belangrijk om een controle te krijgen op de informatiestromen, en zelf te bepalen wanneer en op welke wijze je ermee omgaat. Ik geef enkele tips mee die ik zelf toepas én nog niet ben tegengekomen in de vele artikels die ik over dit onderwerp gelezen heb.
1 Schakel die pop-up meldingen van nieuwe mails uit
Ik zie heel vaak mensen als Pavloviaans geconditioneerde kippen zonder kop even kijken naar de nieuwe mail die net is binnengekomen, waarbij een pop-up is verschenen rechtsonder het scherm. Ik heb die meldingen al jaren geleden uitgeschakeld, en ik raad je ten zeerste aan hetzelfde te doen. Zelfs al kijk je de mail niet na: als je de pop-up hebt gezien, weet je dat een nieuwe vraag/opdracht/informatiebron is binnengekomen, en kun je je niet ten volle concentreren op je huidige taak. Op zijn minst ben je enkele seconden afgeleid, en duurt het even voordat je weer in je flow bent.
Actie: Ga in je mailprogramma (het zal wel Outlook zijn) naar "Bestand" --> "Opties" --> "E-mail" --> "Ontvangst van bericht", en zet daar alle vier de vinkjes uit.
Bonus gevolg: je gaat niet langer gevoelige mailsnippets aan je collega's tonen wanneer je iets aan het presenteren bent tijdens een meeting.
2 Schakel je werkmail op je smartphone uit
Je hebt wellicht al gehoord van het advies om slechts drie dagen per dag je mails te checken. Dit volg ik zelf (helaas) niet op. Als ik aan een pc zit, dan kijk ik om het uur wel eens naar mijn mailbox. Soms is er een dringende vraag, of iets dat ik snel kan beantwoorden; het helpt ook om mijn vele mails onder controle te houden, en men apprecieert de snelheid waarmee ik antwoord.
Maar professionele mails op je smartphone zijn enkel een ongewenste afleiding.
Ik heb een tijd terug zelf gemerkt dat ik tijdens meetings of aan de koffieautomaat of waar dan ook eventjes mijn mailprogramma op de smartphone opende, om te kijken of er iets nieuws is binnengekomen. En regelmatig was dat ook het geval. Een probleem, een vraag, een opdracht. Maar op het moment zelf was er zelden iets wat ik kon doen. Een probleem? Ik zit in een meeting, en kan niet zomaar er even tussenuit; dus nu ben ik afgeleid, aan het denken aan het probleem. Een vraag? Ik kan het moeilijk op mijn foon gaan opzoeken, tekst met mijn dikke duimen gaan copy-pasten in de mail... ja, het is mogelijk, maar het duurt tien keer langer dan wanneer ik het op mijn laptop kan doen. Een opdracht? Ik kan het enkel aanvinken als "to do". Wat betekent dat ik het later, wanneer ik aan mijn bureau zit, alsnog opnieuw moet bekijken en dan pas structureel kan overzetten in mijn opvolglijst. Zeer inefficiënt.
Dus ik heb het uitgeschakeld, en mijn algemeen stressniveau is met verschillende grootteordes afgenomen.
Actie: Ga op je iPhone* naar "Instellingen" --> "Mail" --> "Accounts" --> "Exchange", en schakel daar "Mail" uit. Moet je dringend toch iets opzoeken in een werkmail? Dan kun je het (tijdelijk) terug inschakelen.
3 Gebruik één archiefmap
Ik zie heel vaak mensen met tientallen mail-mappen (én sub-mappen!), die bovendien het gevoel hebben dat ze heel efficiënt bezig zijn. Dat zijn ze niet. Om het met de woorden van de managementexpert Peter Drucker te zeggen: "There is nothing quite so useless, as doing with great efficiency, something that should not be done at all."
Heel vroeger gebruikte ik ook mappen, en nadien was ik zeer in mijn nopjes met de automatische labeling die mogelijk was in gmail. Nu gebruik ik niets meer van dat alles. De zoekfunctie in Outlook en gmail is dermate gevorderd, dat je heel snel en eenvoudig je mail kunt terugvinden in de (tien)duizenden mails van je archief. Je verliest veel meer tijd met het "correct" archiveren van je mails in de verschillende mappen, dan dat je (misschien soms, en ik betwijfel zelfs dat) tijd wint met het snel terugvinden van die ene mail.
Actie: Ga in je mailprogramma naar je mappenlijst, zet al je behandelde mails in één archiefmap, en wis de rest. Je kunt die map "Archief" noemen. Desnoods kun je per jaar een mailbox creëren (maar waarom zou je?).
4 Kijk 's avonds of in het weekend niet naar je mails
Dit doe ik zelf nog maar sinds enkele maanden. Daarvoor zat ik elke avond toch aan mijn pc in het kader van een zelfstandig bijberoep, en had ik iets van: "nu ik toch bezig ben, kan ik evengoed nog een aantal mails behandelen." Gevolg? Vaak kwam ik issues tegen, die ik toch pas de volgende dag zou kunnen aanpakken. Het enige effect was dus dat mijn avond om zeep was. Dus nu niet meer. Zijn er mails die me 's avonds of in het weekend worden verzonden? Die kunnen wel wachten tot de eerstvolgende werkdag.
Actie: Ga NIET in je mailprogramma, en bekijk GEEN mails.
* Heb je een Android? In dat geval, Actie: ga naar de winkel en koop een iPhone. Just kidding,! Eigenlijk heb ik stiekem zelfs iets liever een Android, maar ik krijg van het werk een iPhone, so...