Doorgaan naar hoofdcontent

Vier onorthodoxe tips om je mailbox beter te beheren

Ik was behoorlijk verontwaardigd en zelfs een beetje gechoqueerd toen ik in een tv-programma het advies hoorde van een stressconsulent over het beheren van je mailbox. Hij had daar namelijk een oplossing voor gevonden. "Shift-delete, en ze zijn allemaal weg!" riep hij uit.

"Wat een bullshit!" dacht ik toen. Dat is als je vingers in je oren steken en luid "lalalalala - ik kan je toch niet horen!" roepen. Jij voelt je er wellicht beter door, maar diegenen die met je willen communiceren zullen er niet zo gelukkig mee zijn. Op termijn geeft het nog meer een gevoel van machteloosheid. Je krijgt de reputatie van inefficiënt te zijn, en je klanten zullen vertrekken.

Het is wél belangrijk om een controle te krijgen op de informatiestromen, en zelf te bepalen wanneer en op welke wijze je ermee omgaat. Ik geef enkele tips mee die ik zelf toepas én nog niet ben tegengekomen in de vele artikels die ik over dit onderwerp gelezen heb.



1 Schakel die pop-up meldingen van nieuwe mails uit


Ik zie heel vaak mensen als Pavloviaans geconditioneerde kippen zonder kop even kijken naar de nieuwe mail die net is binnengekomen, waarbij een pop-up is verschenen rechtsonder het scherm. Ik heb die meldingen al jaren geleden uitgeschakeld, en ik raad je ten zeerste aan hetzelfde te doen. Zelfs al kijk je de mail niet na: als je de pop-up hebt gezien, weet je dat een nieuwe vraag/opdracht/informatiebron is binnengekomen, en kun je je niet ten volle concentreren op je huidige taak. Op zijn minst ben je enkele seconden afgeleid, en duurt het even voordat je weer in je flow bent.

Actie: Ga in je mailprogramma (het zal wel Outlook zijn) naar "Bestand" --> "Opties" --> "E-mail" --> "Ontvangst van bericht", en zet daar alle vier de vinkjes uit.

Bonus gevolg: je gaat niet langer gevoelige mailsnippets aan je collega's tonen wanneer je iets aan het presenteren bent tijdens een meeting.


2 Schakel je werkmail op je smartphone uit


Je hebt wellicht al gehoord van het advies om slechts drie dagen per dag je mails te checken. Dit volg ik zelf (helaas) niet op. Als ik aan een pc zit, dan kijk ik om het uur wel eens naar mijn mailbox. Soms is er een dringende vraag, of iets dat ik snel kan beantwoorden; het helpt ook om mijn vele mails onder controle te houden, en men apprecieert de snelheid waarmee ik antwoord.
Maar professionele mails op je smartphone zijn enkel een ongewenste afleiding.
Ik heb een tijd terug zelf gemerkt dat ik tijdens meetings of aan de koffieautomaat of waar dan ook eventjes mijn mailprogramma op de smartphone opende, om te kijken of er iets nieuws is binnengekomen. En regelmatig was dat ook het geval. Een probleem, een vraag, een opdracht. Maar op het moment zelf was er zelden iets wat ik kon doen. Een probleem? Ik zit in een meeting, en kan niet zomaar er even tussenuit; dus nu ben ik afgeleid, aan het denken aan het probleem. Een vraag? Ik kan het moeilijk op mijn foon gaan opzoeken, tekst met mijn dikke duimen gaan copy-pasten in de mail... ja, het is mogelijk, maar het duurt tien keer langer dan wanneer ik het op mijn laptop kan doen. Een opdracht? Ik kan het enkel aanvinken als "to do". Wat betekent dat ik het later, wanneer ik aan mijn bureau zit, alsnog opnieuw moet bekijken en dan pas structureel kan overzetten in mijn opvolglijst. Zeer inefficiënt.
Dus ik heb het uitgeschakeld, en mijn algemeen stressniveau is met verschillende grootteordes afgenomen.

Actie: Ga op je iPhone* naar "Instellingen" --> "Mail" --> "Accounts" --> "Exchange", en schakel daar "Mail" uit. Moet je dringend toch iets opzoeken in een werkmail? Dan kun je het (tijdelijk) terug inschakelen.


3 Gebruik één archiefmap


Ik zie heel vaak mensen met tientallen mail-mappen (én sub-mappen!), die bovendien het gevoel hebben dat ze heel efficiënt bezig zijn. Dat zijn ze niet. Om het met de woorden van de managementexpert Peter Drucker te zeggen: "There is nothing quite so useless, as doing with great efficiency, something that should not be done at all."
Heel vroeger gebruikte ik ook mappen, en nadien was ik zeer in mijn nopjes met de automatische labeling die mogelijk was in gmail. Nu gebruik ik niets meer van dat alles. De zoekfunctie in Outlook en gmail is dermate gevorderd, dat je heel snel en eenvoudig je mail kunt terugvinden in de (tien)duizenden mails van je archief. Je verliest veel meer tijd met het "correct" archiveren van je mails in de verschillende mappen, dan dat je (misschien soms, en ik betwijfel zelfs dat) tijd wint met het snel terugvinden van die ene mail.

Actie: Ga in je mailprogramma naar je mappenlijst, zet al je behandelde mails in één archiefmap, en wis de rest. Je kunt die map "Archief" noemen. Desnoods kun je per jaar een mailbox creëren (maar waarom zou je?).


4 Kijk 's avonds of in het weekend niet naar je mails


Dit doe ik zelf nog maar sinds enkele maanden. Daarvoor zat ik elke avond toch aan mijn pc in het kader van een zelfstandig bijberoep, en had ik iets van: "nu ik toch bezig ben, kan ik evengoed nog een aantal mails behandelen." Gevolg? Vaak kwam ik issues tegen, die ik toch pas de volgende dag zou kunnen aanpakken. Het enige effect was dus dat mijn avond om zeep was. Dus nu niet meer. Zijn er mails die me 's avonds of in het weekend worden verzonden? Die kunnen wel wachten tot de eerstvolgende werkdag.

Actie: Ga NIET in je mailprogramma, en bekijk GEEN mails.


* Heb je een Android? In dat geval, Actie: ga naar de winkel en koop een iPhone. Just kidding,! Eigenlijk heb ik stiekem zelfs iets liever een Android, maar ik krijg van het werk een iPhone, so...

Populaire posts van deze blog

Cyanide

En nog eens een strikt arbeidsgeneeskundig blogartikel. Een van de aan mij toegewezen bedrijven heeft informatie gevraagd over cyanides. Redelijk gespecialiseerde informatie wellicht, maar relevant voor bedrijven die met blauwzuur werken. En om collega's arbeidsgeneesheren en preventieadviseurs het opzoekwerk te besparen, maak ik de tekst ook maar publiek. --- CYANIDE 1. Fysische en chemische eigenschappen HCN Heerlijk verfrissend... eh, ruik ik amandelen? HCN is een kleurloze vloeistof of kleurloos gas met de karakteristieke geur van bittere amandelen. HCN gas en vloeistof zijn mengbaar met water en oplosbaar in ethanol en ether. Het kook- en smeltpunt van HCN zijn respectievelijk 25,70°C en -13,24°C. HCN wordt gebruikt als ontsmettings- of desinfectiemiddel, of in chemische syntheses. NaCN en KCN De zouten NaCN en KCN zijn witte, kristallijne vaste stoffen met een lichte amandelgeur. Het smeltpunt van NaCN is 560°C en van KCN 620-635°C. KCN is goed oplosbaar i

Is maté oké?

Maté is een infusie van yerba maté bladeren in heet water. Het lijkt nog het meeste op thee, en wordt in de Zuid-Amerikaanse landen ook in plaats hiervan en in plaats van koffie gedronken. Eeuwenoud symbool van gezondheid en vriendschap, is deze drank er hét sociale bindmiddel. Maté is ook in de lage landen verkrijgbaar, in kruidenwinkels maar ook in grootwarenhuizen. En het heeft een afzetmarkt. Niet alleen bij inwijkelingen uit Zuid-Amerika. Maté wordt, naast groene thee, namelijk ook aanbevolen als hulpmiddel bij afvallen. Op een relatief bekende website staat maté geklasseerd onder "planten zonder risico", "... U kunt ook rechtstreeks thee van maté of groene thee nemen: gemakkelijk te vinden en veelvuldig gebruikt ..." Tal van dieetwebsites raden ook maté aan, omwille van tal van redenen: naast bijkomend gewichtsverlies, heeft het een beschermend effect op het hart. Het doet de slechte cholesterol dalen en beschermt tegen beschadigingen van het DNA. Het h

Artificiële intelligentie op het werk: voorbeeld van een nuttige toepassing voor de preventieadviseurs

Het is moeilijk om specifieke voorspellingen te doen over wat er de komende jaren belangrijk zal zijn op het vlak van preventie op het werk in België, omdat dit afhankelijk is van verschillende factoren zoals de ontwikkelingen op het gebied van technologie, wetgeving en economie. Het is wel waarschijnlijk dat artificiële intelligentie een belangrijke rol zal spelen. EU-OSHA en Eurofound hebben recent rapporten gepubliceerd over hoe AI de arbeidsomstandigheden kan beïnvloeden. Ook zal de nieuwe campagne van EU-OSHA voor 2023-2025 focussen op nieuwe digitale technologieën op het werk. Ik heb daar in de zomer van 2022 al een aantal artikelen aan besteed, en naar aanleiding hiervan heeft Ruben Baes van Amelior me gevraagd om er een workshop over te geven aan preventieadviseurs, wat ik met veel plezier ook heb gedaan. Het is echt een boeiend onderwerp, en mensen beseffen nog niet hoeveel ze nu al in contact komen met AI op het werk. Die suggesties die Outlook geeft om te antwoorden op een m