Doorgaan naar hoofdcontent

Inbox zero


Mails, mails, mails! Het is nogal eens het gespreksonderwerp van de dag. Vaak hoor ik verzuchtingen van mensen die honderden ongelezen mails in hun inbox hebben zitten, en elke dag komen daar tussen de vijftig en de honderdvijftig bij. Vakantie? Bij terugkeer zij er enkele honderden bijgekomen. Onbeheersbaar! Ik heb dat probleem niet. Bij deze een aantal concrete tips.



Een viertal tips om je mailbox te beheren heb ik in februari van vorig jaar al gegeven: schakel pop-ups uit, geen werkmail op je smartphone,één archiefmap en geen mails buiten werktijd. Maar dat zegt niets over wat je moet doen met de inkomende mails; daarover ga ik het dus hieronder wel hebben.

Dagdagelijks bijhouden

In 2007 heb ik het boek “Getting Things Done” van David Allen gelezen. Dit is een van de boeken die een grote impact op mij gehad hebben. Sindsdien pas ik het principe toe van inbox zero. Kortweg houdt dit in dat je inbox een brievenbus is, die geleegd moet worden. Gebruik ze dus niet als vergaarbak van minder dringende of actiegekoppelde mails.

Overloop je binnengekomen mails, en doe een van de vier acties, op basis van wat de mail inhoudt:
  • Is het een puur informatieve mail? Klasseer dat ding. 
  • Een actie, maar niet noodzakelijk voor jou? Delegeer die rommel. 
  • Een actie voor jou, die in minder dan twee minuten afgewerkt kan worden? Doe het dan onmiddellijk. 
  • Zal de actie voor jou langer duren dan twee minuten? Zet het dan in je todo’s.

Doe dit slechts enkele keren per dag. Sommige managementboeken hebben het over één keer per dag, maar dat lukt voor mij niet. Vier momenten per dag waarop ik de mails bekijk, beantwoord en klasseer gaan wel. Mijn circa 150 mails per dag blijven op die manier nog beheersbaar.

De grote opkuis

Dat is allemaal goed en wel, eenmaal dat je het systeem in voege hebt gebracht. Maar wat als je start met een kolossale inbox, of terugkeert na een verlengde verlofperiode en geconfronteerd wordt met +1000 nieuwe mails? Bovenstaande aanpak is dan niet de meest efficiënte. Hieronder een aantal oplossingen.

E-mailbankroet

De meest drastische maatregel. Ik ben er zelf geen fan van, maar als je het noorden echt kwijt bent, kun je hiervoor opteren. Stuur een mail naar je contactpersonen (yes I know, ironisch), en geef aan dat je door de overmaat van mails er niet aan toe kunt komen om dit onder controle te krijgen. Zeg dat je alle mails gaat wissen, en vraag om nog onbeantwoorde vragen opnieuw te verzenden. Want dat je vanaf nu alle nieuwe mails wél gestructureerd zult behandelen.
Dergelijke mini-bankroeten kun je ook preventief tijdens je verlofperiodes toepassen. Je kunt dan in je out-of-office aangeven dat elke mail gewist zal worden, en dat men vragen die na deze periode nog actief zijn, opnieuw dient te verzenden.

Ik ben er dus geen fan van. Het geeft aan je contactpersonen niet het imago van efficiëntie of effectiviteit, en geeft méér werklast voor hen, want zij gaan hun vragen opnieuw moeten stellen. Niet echt klantvriendelijk dus.
Bovendien kan het zijn dat je hierdoor nieuwe problemen creëert. Wellicht hebben je contactpersonen zelf ook hun mailbox niet volledig onder controle, en komen ze er niet aan toe om belangrijke vragen opnieuw aan je te richten. Gevolg? Net voor de deadline, komt dit toch op je bord terecht. Een smeulend vuurtje is dan plots een uitslaande brand. Je moet alles laten vallen om dit plots dringende probleem op te lossen.
En dan heb ik het nog niet over puur informatieve mails, die men niet opnieuw gaat verzenden, maar die op een later tijdstip wel nuttig kunnen zijn.

Zelf wis ik geen enkele mail (behalve reclamemails), en ik begrijp niet waarom men dat vandaag de dag nog steeds doet. Ik kan teruggaan tot mijn eerste mails in 1996. Ze zitten allemaal in mijn archief, alle 1.236.000 ontvangen en verzonden mails, en hinderen me niet in het minste. Maar heel af en toe heb ik informatie over een specifiek onderwerp nodig, waar ik tien jaar terug al een antwoord over heb geformuleerd. Vijf minuten zoeken, en ik heb een uur werk uitgespaard!

De structurele aanpak

Ik ben dus meer fan van een structurele aanpak. Zelfs een uit de kluiten gewassen mailbox van duizenden mails kan hiermee redelijk eenvoudig worden getrimd en teruggebracht tot een zuivere inbox zero.

1. Voorzie voldoende tijd
Doe dit niet even tussendoor, maar plan er minstens twee uur, idealiter zelfs een halve dag voor in. Een terugkerend werkje na een vakantieperiode? Plan het dan op voorhand al in. Je kunt zelfs in je out-of-office boodschap die dag al meegeven als “nog afwezig”; dat verkleint de kans dat je tijdens dit administratief opruimwerk constant gestoord wordt met telefoontjes van je contactpersonen.

2. Archiveer alle mails die ouder zijn dan een maand
Het gebeurt echt heel zelden dat een mail die al langer dan een maand in je inbox zit te sudderen, nog relevant is. Was het toch dringend en/of belangrijk, dan heeft je contactpersoon al lang een nieuwe mail gestuurd, heeft die je gebeld of is die razend naar je bureau gestormd. Dus klasseren die boel. Markeren als gelezen, en in je archiefmap. Blijkt het toch nog relevant? In een wip heb je die uit je archief terug opgevist. Wis dus niets.

3. Klasseer volgens to/cc
Ik heb een filter in Outlook, waardoor een mail automatisch een label krijgt afhankelijk of ik in de To: of in de CC: sta. Sta je in CC, dan is het veel waarschijnlijker dat je de mail enkel ter info ontvangen hebt (maar niet altijd! Je contactpersonen volgen niet altijd correcte mailetiquette). Is de mail meer dan een week oud? Markeren als gelezen, en in je archiefmap.

4. Klasseer volgens onderwerp
Vaak zijn er meerdere mails die heen en weer worden gezonden, met antwoorden en toevoegingen. Wanneer je in gmail werkt, zijn die automatisch samengevoegd in threads. Ook in Outlook heb je deze mogelijkheid. Op deze manier kun je soms een mailpolonaise van meer dan tien mails in één keer afhandelen. Zo vermijd je ook dat je veel tijd verliest met het formuleren van een antwoord op de eerste mail die in een latere mail al door een ander is beantwoord.

5. Begin met de nieuwste eerst
Last in, first out. Dit is in het verlengde van vorig punt. Soms is een vraag in een eerste mail ondertussen al achterhaald, en niet steeds in dezelfde thread. Begin dus met de laatste mails die je ontvangen hebt. Dit bespaart je vaak onnodige moeite.


Doe dit, en in geen tijd heb je een zwarte band in het behalen en behouden van een inbox zero. Veel succes!

Populaire posts van deze blog

Cyanide

En nog eens een strikt arbeidsgeneeskundig blogartikel. Een van de aan mij toegewezen bedrijven heeft informatie gevraagd over cyanides. Redelijk gespecialiseerde informatie wellicht, maar relevant voor bedrijven die met blauwzuur werken. En om collega's arbeidsgeneesheren en preventieadviseurs het opzoekwerk te besparen, maak ik de tekst ook maar publiek. --- CYANIDE 1. Fysische en chemische eigenschappen HCN Heerlijk verfrissend... eh, ruik ik amandelen? HCN is een kleurloze vloeistof of kleurloos gas met de karakteristieke geur van bittere amandelen. HCN gas en vloeistof zijn mengbaar met water en oplosbaar in ethanol en ether. Het kook- en smeltpunt van HCN zijn respectievelijk 25,70°C en -13,24°C. HCN wordt gebruikt als ontsmettings- of desinfectiemiddel, of in chemische syntheses. NaCN en KCN De zouten NaCN en KCN zijn witte, kristallijne vaste stoffen met een lichte amandelgeur. Het smeltpunt van NaCN is 560°C en van KCN 620-635°C. KCN is goed oplosbaar i

Is maté oké?

Maté is een infusie van yerba maté bladeren in heet water. Het lijkt nog het meeste op thee, en wordt in de Zuid-Amerikaanse landen ook in plaats hiervan en in plaats van koffie gedronken. Eeuwenoud symbool van gezondheid en vriendschap, is deze drank er hét sociale bindmiddel. Maté is ook in de lage landen verkrijgbaar, in kruidenwinkels maar ook in grootwarenhuizen. En het heeft een afzetmarkt. Niet alleen bij inwijkelingen uit Zuid-Amerika. Maté wordt, naast groene thee, namelijk ook aanbevolen als hulpmiddel bij afvallen. Op een relatief bekende website staat maté geklasseerd onder "planten zonder risico", "... U kunt ook rechtstreeks thee van maté of groene thee nemen: gemakkelijk te vinden en veelvuldig gebruikt ..." Tal van dieetwebsites raden ook maté aan, omwille van tal van redenen: naast bijkomend gewichtsverlies, heeft het een beschermend effect op het hart. Het doet de slechte cholesterol dalen en beschermt tegen beschadigingen van het DNA. Het h

Artificiële intelligentie op het werk: voorbeeld van een nuttige toepassing voor de preventieadviseurs

Het is moeilijk om specifieke voorspellingen te doen over wat er de komende jaren belangrijk zal zijn op het vlak van preventie op het werk in België, omdat dit afhankelijk is van verschillende factoren zoals de ontwikkelingen op het gebied van technologie, wetgeving en economie. Het is wel waarschijnlijk dat artificiële intelligentie een belangrijke rol zal spelen. EU-OSHA en Eurofound hebben recent rapporten gepubliceerd over hoe AI de arbeidsomstandigheden kan beïnvloeden. Ook zal de nieuwe campagne van EU-OSHA voor 2023-2025 focussen op nieuwe digitale technologieën op het werk. Ik heb daar in de zomer van 2022 al een aantal artikelen aan besteed, en naar aanleiding hiervan heeft Ruben Baes van Amelior me gevraagd om er een workshop over te geven aan preventieadviseurs, wat ik met veel plezier ook heb gedaan. Het is echt een boeiend onderwerp, en mensen beseffen nog niet hoeveel ze nu al in contact komen met AI op het werk. Die suggesties die Outlook geeft om te antwoorden op een m