Mails, mails, mails! Het is nogal eens het gespreksonderwerp
van de dag. Vaak hoor ik verzuchtingen van mensen die honderden ongelezen mails
in hun inbox hebben zitten, en elke dag komen daar tussen de vijftig en de honderdvijftig
bij. Vakantie? Bij terugkeer zij er enkele honderden bijgekomen. Onbeheersbaar!
Ik heb dat probleem niet. Bij deze een aantal concrete tips.
Een viertal tips om je mailbox te beheren heb ik in februari
van vorig jaar al gegeven: schakel pop-ups uit, geen werkmail op je smartphone,één archiefmap en geen mails buiten werktijd. Maar dat zegt niets over wat je
moet doen met de inkomende mails; daarover ga ik het dus hieronder wel hebben.
Dagdagelijks bijhouden
In 2007 heb ik het boek “Getting Things Done” van David
Allen gelezen. Dit is een van de boeken die een grote impact op mij gehad
hebben. Sindsdien pas ik het principe toe van inbox zero. Kortweg houdt dit in
dat je inbox een brievenbus is, die geleegd moet worden. Gebruik ze dus niet als vergaarbak van minder dringende of actiegekoppelde mails.
Overloop je binnengekomen mails, en doe een van de vier acties, op basis van wat de mail inhoudt:
- Is het een puur informatieve mail? Klasseer dat ding.
- Een actie, maar niet noodzakelijk voor jou? Delegeer die rommel.
- Een actie voor jou, die in minder dan twee minuten afgewerkt kan worden? Doe het dan onmiddellijk.
- Zal de actie voor jou langer duren dan twee minuten? Zet het dan in je todo’s.
Doe dit slechts enkele keren per dag. Sommige
managementboeken hebben het over één keer per dag, maar dat lukt voor mij niet.
Vier momenten per dag waarop ik de mails bekijk, beantwoord en klasseer gaan
wel. Mijn circa 150 mails per dag blijven op die manier nog beheersbaar.
De grote opkuis
Dat is allemaal goed en wel, eenmaal dat je het systeem in
voege hebt gebracht. Maar wat als je start met een kolossale inbox, of
terugkeert na een verlengde verlofperiode en geconfronteerd wordt met +1000 nieuwe
mails? Bovenstaande aanpak is dan niet de meest efficiënte. Hieronder een aantal oplossingen.
E-mailbankroet
De meest drastische maatregel. Ik ben er zelf geen fan van,
maar als je het noorden echt kwijt bent, kun je hiervoor opteren. Stuur een
mail naar je contactpersonen (yes I know, ironisch), en geef aan dat je door de
overmaat van mails er niet aan toe kunt komen om dit onder controle te krijgen.
Zeg dat je alle mails gaat wissen, en vraag om nog onbeantwoorde vragen opnieuw
te verzenden. Want dat je vanaf nu alle nieuwe mails wél gestructureerd zult behandelen.
Dergelijke mini-bankroeten kun je ook preventief tijdens je verlofperiodes
toepassen. Je kunt dan in je out-of-office aangeven dat elke mail gewist zal
worden, en dat men vragen die na deze periode nog actief zijn, opnieuw dient te
verzenden.
Ik ben er dus geen fan van. Het geeft aan je contactpersonen
niet het imago van efficiëntie of effectiviteit, en geeft méér werklast voor
hen, want zij gaan hun vragen opnieuw moeten stellen. Niet echt
klantvriendelijk dus.
Bovendien kan het zijn dat je hierdoor nieuwe problemen
creëert. Wellicht hebben je contactpersonen zelf ook hun mailbox niet volledig
onder controle, en komen ze er niet aan toe om belangrijke vragen opnieuw aan
je te richten. Gevolg? Net voor de deadline, komt dit toch op je bord terecht. Een
smeulend vuurtje is dan plots een uitslaande brand. Je moet alles laten vallen
om dit plots dringende probleem op te lossen.
En dan heb ik het nog niet over puur informatieve mails, die
men niet opnieuw gaat verzenden, maar die op een later tijdstip wel nuttig kunnen
zijn.
Zelf wis ik geen enkele mail (behalve reclamemails), en ik begrijp niet waarom men dat vandaag de dag nog steeds doet. Ik kan teruggaan tot mijn eerste mails in
1996. Ze zitten allemaal in mijn archief, alle 1.236.000 ontvangen en verzonden mails, en hinderen me niet in het minste. Maar heel
af en toe heb ik informatie over een specifiek onderwerp nodig, waar ik tien
jaar terug al een antwoord over heb geformuleerd. Vijf minuten zoeken, en ik
heb een uur werk uitgespaard!
De structurele aanpak
Ik ben dus meer fan van een structurele aanpak. Zelfs een
uit de kluiten gewassen mailbox van duizenden mails kan hiermee redelijk
eenvoudig worden getrimd en teruggebracht tot een zuivere inbox zero.
1. Voorzie voldoende tijd
Doe dit niet even tussendoor, maar plan er minstens twee
uur, idealiter zelfs een halve dag voor in. Een terugkerend werkje na een vakantieperiode?
Plan het dan op voorhand al in. Je kunt zelfs in je out-of-office boodschap die
dag al meegeven als “nog afwezig”; dat verkleint de kans dat je tijdens dit
administratief opruimwerk constant gestoord wordt met telefoontjes van je
contactpersonen.
2. Archiveer alle mails die ouder zijn dan een maand
Het gebeurt echt heel zelden dat een mail die al langer dan
een maand in je inbox zit te sudderen, nog relevant is. Was het toch dringend
en/of belangrijk, dan heeft je contactpersoon al lang een nieuwe mail gestuurd,
heeft die je gebeld of is die razend naar je bureau gestormd. Dus klasseren die
boel. Markeren als gelezen, en in je archiefmap. Blijkt het toch nog relevant?
In een wip heb je die uit je archief terug opgevist. Wis dus niets.
3. Klasseer volgens to/cc
Ik heb een filter in Outlook, waardoor een mail automatisch
een label krijgt afhankelijk of ik in de To: of in de CC: sta. Sta je in CC,
dan is het veel waarschijnlijker dat je de mail enkel ter info ontvangen hebt
(maar niet altijd! Je contactpersonen volgen niet altijd correcte
mailetiquette). Is de mail meer dan een week oud? Markeren als gelezen, en in
je archiefmap.
4. Klasseer volgens onderwerp
Vaak zijn er meerdere mails die heen en weer worden
gezonden, met antwoorden en toevoegingen. Wanneer je in gmail werkt, zijn die automatisch
samengevoegd in threads. Ook in
Outlook heb je deze mogelijkheid. Op deze manier kun je soms een mailpolonaise
van meer dan tien mails in één keer afhandelen. Zo vermijd je ook dat je veel
tijd verliest met het formuleren van een antwoord op de eerste mail die in een
latere mail al door een ander is beantwoord.
5. Begin met de nieuwste eerst
Last in, first out. Dit is in het verlengde van vorig punt.
Soms is een vraag in een eerste mail ondertussen al achterhaald, en niet steeds
in dezelfde thread. Begin dus met de
laatste mails die je ontvangen hebt. Dit bespaart je vaak onnodige moeite.
Doe dit, en in geen tijd heb je een zwarte band in het behalen en behouden van een inbox zero. Veel succes!