Ga je op vakantie? Een goede voorbereiding op het werk kan je veel stress besparen. Ik geef enkele tips mee.
1 Voorzie een back-up
Is er een collega tot wie men zich zal kunnen wenden tijdens je vakantie? Stem dit onderling af, en communiceer dat duidelijk in en buiten de onderneming, biojvoorbeeld via je afwezigheidsbericht. Zo vermijd je dat je smartphone een tikkende tijdbom wordt in het geval van dringende vragen.
2 Denk goed na over je afwezigheidsbericht
Sowieso is het nodig om tijdens je afwezigheid een automatisch antwoord te voorzien. Niets vervelender voor je contactpersonen dan wekenlang wachten op een mail, niet wetend dat je weg bent.
Die agent kun je al ruim op voorhand opmaken, en in de instellingen voorzien dat die in een welbepaalde periode actief wordt. Zo vermijd je dat je die in volle vakantiestemming vergeet aan te zetten (of omgekeerd dat een achterhaald afwezigheidsbericht je mailers blijft bestoken).
Vermeld in het bericht van/tot wanneer je met vakantie bent, of je je mails al dan niet gaat nakijken, en een eventuele andere contactpersoon voor dringende vragen (die back-up waar ik het eerder al over had).
3 Kondig je vakantie (ruim) op voorhand aan
Heb je het al voorgehad? Enkele minuten vóór je alles voor meerdere weken afsluit, krijg je nog een mail binnen van een collega (of nog erger, je baas) met een dringende vraag. Had die daar niet eerder mee kunnen afkomen? (of beter nog, iets later?)
Je gaat natuurlijk niet alle dergelijke voorvallen kunnen vermijden, maar het helpt al wanneer je je afwezigheidsagent enkele dagen voorheen al aanzet met een proactieve heads-up à la "ik ben vanaf x met vakantie". Of vermeld het al een week (of waarom niet, een maand) ervoor in je elektronische handtekening; dan wel voldoende prominent aanwezig, anders leest men er losjes overheen.
4 Las administratieve blokken in net vóór en net na je vakantie
Voorzie voldoende tijd om je lopende zaken af te sluiten of over te dragen, zodat je met een gerust hart op vakantie kunt vertrekken.
En ook omgekeerd, voorzie bij terugkeer tijd om je wildgroei van binnengekomen mails bij te trimmen, idealiter een halve dag. Je kunt zelfs op voorhand in je afwezigheidsbericht die eerste terugkomdag ook nog meegeven als "nog afwezig"; dat verkleint de kans dat je tijdens dit administratief opruimwerk constant gestoord wordt met telefoontjes van je contactpersonen.
Zin in nog meer mailtips? Dan kun je ook Inbox Zero of Vier onorthodoxe tips om je mailbox beter te beheren eens lezen.