"Wat staat er
toch allemaal op jouw blad?"
Sinds 2001 hou ik mijn dringendste aandachtspunten bij in een Excellijst. Dit gaat een stuk gemakkelijker van toen ik in 2008 met draaitabellen heb leren werken. Van toen ben ik ook een aantal doelstellingen bij gaan houden. Stelselmatig heb ik de invoer vereenvoudigd met geautomatiseerde formules en voorwaardelijke opmaak, gekoppelde afbeeldingen en makro's. In 2011 heb ik mijn Exceldocument grondig herwerkt, ik vul die sedertdien steeds verder aan en breng af en toe kleine verbeteringen aan.
Regelmatig krijg ik
nieuwsgierige blikken, wanneer ik notities aan het maken ben op mijn Excelblad.
Ik loop namelijk altijd rond met een zwarte bindmap met hierin twee
afgedrukte Excelpagina's. Nu
ga ik op vriendelijk verzoek van een van
mijn meest geapprecieerde collega's, in detail uit de doeken doen wat hier nu
precies allemaal op staat.
Naar aanleiding van mijn recent gestoef over mijn jaardoelstellingen vraagt men me hoe ik dit zo consistent bijhoud. Mijn geheim is mijn Exceldocument.
Sinds 2001 hou ik mijn dringendste aandachtspunten bij in een Excellijst. Dit gaat een stuk gemakkelijker van toen ik in 2008 met draaitabellen heb leren werken. Van toen ben ik ook een aantal doelstellingen bij gaan houden. Stelselmatig heb ik de invoer vereenvoudigd met geautomatiseerde formules en voorwaardelijke opmaak, gekoppelde afbeeldingen en makro's. In 2011 heb ik mijn Exceldocument grondig herwerkt, ik vul die sedertdien steeds verder aan en breng af en toe kleine verbeteringen aan.
Bovenstaande foto is
genomen op 11/12/2019. Hieronder geef ik meer info over de inhoud.
Het linkerblad - de weekoverzichten
Met het linkerblad
volg ik mijn jaardoelen op in een overzicht per week, en in vergelijking met
het voorgaande jaar. Elke maandagochtend trek ik een half uur uit om de
resultaten van de voorgaande week te evalueren, en te kijken waar ik voor de
volgende week dien bij te sturen. Zo kan je
bijvoorbeeld in de derde rij zien dat ik in de laatste weken van het jaar
minder stappen doe. Dat is elk jaar het geval, daarom zet ik mijn doelen eerder
in het jaar wat hoger, om reserve te hebben.
Het rechterblad - de details
Met het rechterblad
volg ik mijn dagelijkse todo's en afspraken op, en de cumulatieve stand van
zaken van mijn doelstellingen.
De linkerkolom: mijn
dagelijkse taken. Deze zijn een combinatie van terugkerende taken, reminders en
eenmalige acties. De terugkerende taken zet ik in het begin van het jaar in
mijn overzichtslijst. Bijvoorbeeld: elke dag "Vier zaken waarvoor ik dankbaar
ben", elke zaterdag "Kippenhok uitkuisen", elke maand
"Backup mails" etc. Dit jaar heb ik op 1 januari 3468 todo's toegevoegd
aan mijn lijst. Dat lijkt veel, maar het bespaart me in de loop van het jaar veel tijd, en helpt me mijn doelstellingen en deadlines halen. Op twee uur heb ik die lijst samengesteld, en
hop, ze zit in de draaitabel op mijn Excelblad. Nieuwe todo's komen er in de
loop van het jaar stelselmatig bij. Ik heb zo al meer dan 60.000 uitgevoerde
acties in mijn overzichtslijst.
De rij rechtsboven:
mijn belangrijkste afspraken van de week, via een "gekoppelde afbeelding". Die
leg ik elke zondagavond vast, dan weet ik snel waar ik in de volgende week moet zijn
en wanneer.
De rechterkolom,
bovenste helft: hier volg ik dagdagelijks acht doelen op (de stand van zaken
van dankbaarheid bekijk ik 1x per maand). De cijfers tonen mijn jaardoel,
richtlijn per week, weekresultaat vorig jaar, huidige stand, verschil met vorig
jaar, en stand t.o.v. het jaardoel. De grafiek toont de lijn t.o.v. het
gestelde doel, en de resultaten van de drie voorafgaande jaren. Het bijhouden
van dit overzicht kost me slechts vijf minuten per dag.
De rechterkolom,
onderste helft: het kalenderoverzicht, ook een gekoppelde afbeelding. Heel
handig om snel te zien op welke dag een datum in de toekomst valt, en of ik dan
bvb. een vakantiedag gepland heb. De huidige dag staat via opmaak automatisch
aangevinkt.
De middenkolom,
bovenaan: links een foto van mijn gezin, want ik wil me er regelmatig aan
herinneren waarvoor ik het allemaal doe. Rechtsboven mijn waarden, om erop te
letten dat mijn dagdagelijkse activiteiten hiermee in lijn blijven. En
rechtsonder een random "quote van de dag" uit mijn lijst van favoriete
quotes (ik heb er een 200-tal).
De middenkolom,
onderaan: hier schrijf ik mijn notities. Elke lijn is 15 minuten, dus ik kan
ook wanneer nodig aanduiden wanneer ik bvb. gebeld werd of zo.
Dus voilà, nu weet
je wat er allemaal op mijn blad staat. Het is mijn (extern) geheugen. Mocht er
iets mee gebeuren, zou ik reddeloos verloren zijn. Maar dat zal niet gebeuren,
want mijn todolijst herinnert me er tijdig aan om regelmatig back-ups te maken…